Wat is een retentiebeleid? En wat zijn de voordelen? 

Retentiemanagement of retentiebeleid is een organisatiebeleid dat gericht is op het behouden van het personeel in een organisatie, of op het vasthouden van bestaande klanten. In dit beleid worden afspraken, regels, processen, stromen en dergelijke meer in vastgelegd. 

Helaas zien veel ondernemingen nog niet in hoe belangrijk het hebben van een strategisch retentiebeleid is. Een organisatie met een goed geoptimaliseerd retentiebeleid heeft namelijk meer kans om geëngageerde werknemers te behouden. En dat is het belangrijkste onderdeel binnen retentiemanagement.

Geëngageerde werknemers zijn namelijk de werknemers die betrokken zijn. En betrokken werknemers zijn diegenen die met trots hun werk verrichten waardoor zij ook:

• bijdragen tot minder verloop en verzuim;
• impact hebben op de positieve werksfeer;
• bijdragen aan een verbeterde kwaliteit, service en productiviteit;
• de relatie met de collega’s en klanten versterken;
• het imago en de reputatie van de organisatie verbeteren;
• een verhoogde omzet genereren.

Stappenplan

Als organisatie kan je gebruik maken van een stappenplan om tot een degelijk strategisch retentiebeleid te komen.  

Stap 1: retentie onder aandacht brengen bij de directie

Hierbij is de eerste essentiële stap het belang van retentie onder de aandacht brengen bij de direct leidinggevenden en de directie.

Stap 2: leidinggevende leren te communiceren

Hiervoor moeten leidinggevende de communicatieve vaardigheden hebben om de werknemers aan zich te binden. Werknemers blijven als hun leidinggevende betrouwbaar, ondersteunend en flexibel is. Dat niet elke leidinggevende dit van nature heeft is vanzelfsprekend, maar je kan dit wel enigszins aanleren.

Een goede baas helpt werk werkbaar te houden en zorgt er mee voor dat mensen langer aan de slag kunnen blijven. De leiderschapsstijl van de directe leidinggevende speelt een grote rol in het welbevinden van werknemers. Meer dan de helft van de Vlamingen met een coachende leidinggevende heeft werkbaar werk tegenover één op de vijf werknemers die onvoldoende ondersteuning krijgt. Dat blijkt uit cijfers van de Vlaamse Werkbaarheidsmonitor van de SERV/Stichting Innovatie & Arbeid. Gelukkig hebben ruim vijf op de zes werknemers in Vlaamse ondernemingen en organisaties een goede coach als leidinggevende. De afgelopen vijftien jaar nam hun aandeel zelfs licht toe: van 83,9% in 2004 tot 85,6% in 2019.

Bron: Met een coachende baas blijf je beter en langer aan de slag | Stichting Innovatie & Arbeid (serv.be)

Stap 3: leidinggevende moet beschikken over economische middelen

Naast de communicatieve middelen moet een leidinggevende ook over economische middelen beschikken. Doordat leidinggevenden minder macht ervaren over de arbeidsvoorwaarden voelen zij minder verantwoordelijk voor de vertrekkende werknemers.

Stap 4: retentiedoelen opstellen

Een organisatie moet retentiedoelen opstellen net zoals andere doelstellingen worden gesteld.

Stap 5: meten is weten

Om een daadwerkelijk vooropgesteld doel te bereiken moet er tussentijds de vooruitgang worden gemeten net zoals de kosten.

“Weeg hierbij de kosten van de maatregelen om mensen vast te houden regelmatig en zorgvuldig af tegen de potentiële kosten van een vertrek.”

Stap 6: retentiemaatregelen moeten worden beloond

Retentiemaatregelen moeten beloond worden, bijvoorbeeld door expliciete erkenning en waardering.

Stap 7: onderzoek bij het personeel: polsen naar hun motivatie

Als HR-verantwoordelijke of leidinggevende kan je een onderzoek instellen over wat werknemers motiveert om te blijven in de organisatie. Leidinggevenden kunnen ook vaker tussendoor naar de wensen van werknemers vragen om kort op de bal te kunnen spelen. Op basis van deze uitkomsten kan je als organisatie beleidsmaatregelen treffen.

Stap 8: werving en selectie

Retentie van de juiste medewerkers begint natuurlijk reeds bij het werving- en selectieproces. Bij het selecteren van leidinggevenden moet voldoende aandacht gaan naar zijn/haar/hun retentiekwaliteiten. Deze kan je bijvoorbeeld laten testen tijdens een assessment. Daarnaast let je best ook op het selecteren van werknemers die binnen de organisatiecultuur passen. Wanneer een werknemer ‘past’ binnen de bedrijfscultuur zal de werknemer zich meer organisatiegebonden voelen.

Stap 9: relaties verbeteren over de hele lijn

Het laatste punt van het stappenplan stelt dat een organisatie moet helpen bij het uitbouwen van relaties met en bij werknemers. Uit onderzoek blijkt dat “mensen langer bij een organisatie blijven vanwege de contacten met collega’s”. Juist omdat deze sociale contacten van groot belang zijn, is het als organisatie belangrijk om de werknemers hierbij te helpen. Werken in projecten of teamdagen zijn hier een uitgelezen kans.