“In het verleden is het voorgekomen dat enkele medewerkers zijn ontslagen zonder duidelijk voorafgaand traject. Het voelde voor hen alsof ze geen kans hadden gehad om zich te herpakken.” Stafmedewerker Jodie de Heer legt uit waarom Rotonde vzw uit Brasschaat een afgelijnde procedure in het leven riep om medewerkers op het spoor te krijgen die onvoldoende functioneren. Sleutelbegrippen zijn transparantie, objectiviteit, wederzijdse verantwoordelijkheid, zorgvuldigheid en talentgericht werken.

Neen, het is niet om medewerkers op te jagen. Deze vergunde zorgaanbieder voor personen met een ondersteuningsnood startte met een verbetertraject voor medewerkers die onvoldoende presteren en deed dat vanuit een vraag van het personeel zelf. “Medewerkers willen een kans krijgen om zich te herpakken. Als iemand niet goed functioneert en dit wordt niet opgepakt, weegt dat vaak op een heel team. Het is dan belangrijk om met je medewerker in gesprek te gaan en samen duidelijke lijnen uit te zetten en afspraken te maken. Dat geeft duidelijkheid, transparantie en vooruitzicht voor iedereen, niet in het minst voor de medewerker in kwestie zelf. Vroeger gebeurde het wel dat problemen niet gelijk opgepakt werden of bleef dit te lang liggen. Vanuit de nood hier systematischer mee om te gaan, is dit traject ontstaan.”

Zelf vindt Jodie De Heer de titel van dit traject – ‘Het kan beter’ – wat streng en oordelend klinken en zo is die niet bedoeld. “We willen vooral kansen geven aan mensen om zichzelf te verbeteren en de draad weer op te pikken. Dat voelt voor hen ook beter. Daarnaast willen we gestaafd en gedocumenteerd voor de dag komen als we iemand toch moeten ontslaan.” Dat laatste gebeurt niet zo vaak. Op 300 medewerkers werden 15 trajecten opgestart waarvan er 3 tot ontslag leidden.

Signalen geven

Een traject wordt opgestart als de leidinggevende, het team of familieleden van de cliënten aangeven dat een medewerker onvoldoende functioneert. De eerste stap in het traject is dan ook de ‘signaalfase’, die begint met een signaalgesprek. Daarin bespreekt de leidinggevende de signalen die hij opvangt of zelf ziet en staaft dit met voorbeelden.

“Hij geeft daarin duidelijk aan wat van de medewerker wordt verwacht en wat juist niet gewenst is. Tegelijk is het in dit gesprek even belangrijk dat de medewerker aangeeft hoe hij dit alles ziet en hoe hij er tegenover staat”, legt Jodie uit. “We streven naar een eerlijk en objectief proces. Het is dan ook al voorgevallen dat we een traject vroegtijdig afsloten omdat de structuur waarbinnen de medewerker functioneerde niet optimaal was, dit moest eerst opgelost worden. Het probleem lag hier dus eerder aan de structuur dan aan de medewerker.”

In alle andere gevallen leidt het eerste gesprek tot duidelijke afspraken met termijnen. Er wordt ook bekeken of de medewerker taken kan uitvoeren die meer bij zijn talenten aansluiten en ook hoe hij in zijn werk beter kan ondersteund worden. Van dit eerste gesprek wordt verslag genomen, wat door beide partijen wordt ondertekend, maar niet in het personeelsdossier terechtkomt. Over een periode van minimaal drie maanden volgen dan nog opvolggesprekken (coaching) en een afrondingsgesprek van de signaalfase. Als voldoende verbetering wordt vastgesteld, dan stopt het traject daar.

HRM inschakelen

In 6 van de 15 trajecten die Rotonde vzw tot nu toe aanvatte, bleef het niet bij een signaalfase, maar kwam de medewerker in de ‘verbeterfase’ terecht. Die fase ligt al delicater want ze kan uitmonden in ontslag, dus wordt hier de HR-afdeling ingeschakeld. Er volgt een onderzoek vanuit de HR-dienst, die een objectieve analyse maakt van de situatie met als doel een advies te geven over hoe de medewerker te ondersteunen. De HR-verantwoordelijke houdt een individueel gesprek met de medewerker en bevraagt ook twee collega’s, waarvan één door de medewerker zelf en één door de leidinggevende wordt gekozen. Documentatie uit de voorgaande gesprekken vormt een inspiratiebron voor HR.

Het onderzoek resulteert in een verslag met analyse van de situatie op vlak van de medewerker, leidinggevende en teamsamenwerking. In dit verslag zit ook een advies ter ondersteuning, ook op deze 3 vlakken. Dit verslag wordt besproken door HR met de direct verantwoordelijke en eventueel zijn leidinggevende. In dat onderhoud leggen zij een verbetertraject vast. Dit wordt teruggekoppeld aan de medewerker en er komen concrete afspraken met de medewerker over hoe hij zich zal moeten verbeteren en over welke steun hij daarbij geniet. De verbeterfase sluit af met een afrondingsgesprek om alles te evalueren. Dit gesprek vindt maximaal 6 maanden na het verbetergesprek plaats.

Andere weg of afscheid

Enkel wanneer er onvoldoende vooruitgang blijkt geboekt te zijn, gaan bij Rotonde vzw de directie, HR en een entiteitsverantwoordelijke over tot deliberatie in wat de ‘beoordelingsfase’ heet. Daarin wordt gekeken of een overplaatsing of een andere functie soelaas kan bieden, anders volgt er alsnog ontslag.

Niet aanmodderen

Het traject bij Rotonde vzw verloopt volgens een afgelijnde procedure en kan voor buitenstaanders dan ook zwaar op de hand overkomen. “We leggen al die afspraken vast vanuit een streven naar een eerlijke gang van zaken en naar verbetering”, stelt Jodie. “Als je officieel in een traject wordt opgenomen, kan dit mogelijk bedreigend en onveilig aanvoelen, maar de meer vrijblijvende gesprekken zijn dan ook al wel in een eerdere fase aan bod gekomen. Het is ook belangrijk dat iedereen zich bewust is van het probleem en weet dat we het aanpakken. Het is niet gezond de zaken te laten aanslepen.”

Bekijk hier het voorbeeldtraject bijsturingsgesprekken van Rotonde vzw